秘书实务实训资料

《秘书实务》实训资料

早晨为上司整理办公室

一、实训目标

通过本实训掌握早晨为上司整理办室的要点。

二、实训背景

为了准备参与市政府电子政务网站工程的投标，制作招标文件，包括总经理在内，

司总经理办室的全体人员都加班到今天凌晨一点多。因此，司总经理秘书于雪在八点

二十分来到司后，发现总经理的办室又乱又脏，办桌和茶几上摆满了文件资料，不

仅烟灰缸里堆满了烟头，地板上还有不少啤酒瓶。总经理一般会在九点钟准时到办室，

所以，于雪要在九点钟之前清理好总经理的办室，并且为总经理准备好今天的报纸和其

他资料，确认今天的日程安排。

三、实训内容

按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办室并做好项准备工作。

四、实训要求

1、本实训可选择在模拟的办室或教室进行，最好能配备真实的电话和可上网的电脑。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，其他人与于雪是同办室的

同事，人分工不同，一早到办室后，她分别要干什么本实训项目小组长在一旁作必

要的讲解。

3、每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

4、每个小组要求能按照实训内容设计演练的脚本(包括情节和台词)，并给本小组成员

分派角色。

5、老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学演练时，组织其他的同学

对表演进行评论。

6、最后要求递交实训报告。

布置办公室

一、实训目标

通过本实训掌握办室布置的一般方法和提交简单的设计图。

二、实训背景

某服装司为扩大品牌效应，正酝酿一个具有里程碑意义的方案，即进军上海，成立

分司，销售本司设计的服装。司拟在上海分司设置一个销售厅，同时设立销售科、

财务科、办室三个部门。该司刘总要求他的助理于雪提交一份上海分司办场所布

置设计方案。

三、实训内容

按照实际情况布置该服装分司所要考虑的因素，以及提交方案的图纸设计和设计说

明。

四、实训要求

本实训项目小组分工合作，通过课内外学习，掌握办室布置的基本方法，并能提交

设计方案，制成PPT，写成实训报告。

给上司送文件的顺序和时机

一、实训目标

通过本实训掌握每天给上司送文件资料的顺序和时机。

二、实训背景

今天是星期一，刚过九点，前台就给司总裁秘书于雪送来一大堆邮件报纸和其他资

料。于雪打开电脑，里面有几十封给总裁的电子邮件。她刚把电子邮件打印出来，又有人

送来几封传真。当她正在整理这些邮件时，电话铃声响了。电话是市人大办厅秘书处打

来的，通知作为市人大代表的总裁下午一点半到市人大办厅开一个紧急会议。

三、实训内容

按实际要求对送给上司的种材料进行分类，并选择恰当的时机送给上司。

四、实训要求

1、本实训可选择在模拟的办室或教室进行，最好能配备真实的电话和可上网的电脑。

2、实训应分组进行，其中1人扮演于雪，1人扮演上司，本实训项目小组长在旁作必

要的讲解。

3、每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

4、每个小组要能按照实训内容设计演练的脚本(包括情节和台词)，项目小组长给本小

组成员分派角色。

5、老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务；在同学演练时，组织其他的同学

对表演进行评论。

6、最后要求递交实训报告。

让上司急件急批

一、实训目标

通过本实训掌握让上司对一些急件进行快速批阅的技巧。

二、实训背景

财务部总监的秘书小娜给总裁秘书于雪送来一份文件，她说：“于姐，麻烦你尽快让总

裁给这份文件批了。我老板(指财务总监)已给总裁打过电话，总裁也答应了。”于雪虽然

口头上答应了小娜，但心里感到有些为难，因为总裁正在为如何开好董事会而冥思苦想，

如果她这时去“命令”总裁尽快批了这份文件，那总裁最客气的答复也是“呆会儿再说！”

马上就要开董事会了，如果现在不拿给总裁批阅，那开会之后就更没有机会让总裁批阅了。

三、实训内容

根据实际情况让总裁批阅小娜送上来的文

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